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Spezielle Hinweise für - "Stadt Wedel"

Leitfaden

„Was ist bei der Durchführung einer Veranstaltung zu beachten“

Vorwort

Dieser Leitfaden dient dazu Ihnen die Organisation und Planung zu erleichtern. Er bietet einen Überblick über die verschiedenen Vorschriften und die maßgeblichen Bereiche, die für die Durchführung Ihrer Veranstaltung wichtig sind.

Veranstaltungen können gewerbe-, gaststätten-, verkehrs-, bau- und ordnungsrechtliche Vorschriften betreffen. Jede Veranstaltung muss deshalb individuell geprüft werden.

Als Veranstalter/in haben Sie eine allgemeine Sorgfalts- und Verkehrssicherungspflicht, somit müssen Sie sich mit den rechtlichen Anforderungen auseinandersetzen. Das bedeutet, Sie tragen die Verantwortung für alles rund um die Veranstaltung und haften auch für alle Schäden, die im Zuge der Veranstaltung verursacht werden.

Öffentliche und private Veranstaltungen

Eine Veranstaltung ist öffentlich, wenn jede Person Zutritt erlangen kann und der Teilnehmerkreis nicht auf einen namentlich oder sonst individuell bezeichneten Personenkreis beschränkt ist. Dabei ist es unerheblich, ob bestimmte Bedingungen, wie zum Beispiel Eintrittsgeld, erfüllt werden müssen. Auch private Veranstaltungen sollten individuell geprüft werden, wenn Sie Auswirkungen auf öffentliche Bereiche haben könnten. Auch eine private Veranstaltung hat Öffentlichkeitscharakter, wenn Werbung (soziale Medien, Plakate, …) dafür gemacht wird.

In welche Kategorie fällt meine Veranstaltung?

Jede Veranstaltung muss individuell geprüft werden, da für die sicherheitstechnischen
Aspekte nicht nur die Besucherzahl oder die Größe der Veranstaltung ausschlaggebend ist. Auch ein mögliches Gefahrenpotenzial und andere Aspekte müssen berücksichtigt werden. Zur ersten Einschätzung gibt es 3 Veranstaltungskategorien.

Kategorie 1 – Veranstaltungen allgemeiner Art

Veranstaltungen mit in Regel weniger als 200 Besucherinnen und Besuchern, wie beispielsweise eine Lesung in der Stadtbücherei, sind Veranstaltung „allgemeiner Art“. Das bedeutet, dass im Normalfall keine Genehmigung eingeholt werden muss. Trotzdem können Abnahmen und Genehmigungen erforderlich sein, wenn zum Beispiel auf der Straße oder einer anderen öffentlichen Fläche gefeiert, sogenannte „fliegende Bauten“ (beispielsweise Zelte, Bühnen o. ä.) aufgestellt oder ein Feuerwerk abgebrannt werden soll. Hiervon sind auch private Veranstaltungen betroffen (z.B. Nachbarschaftsfeste, Hochzeiten, Geburtstagsfeiern, etc.).

Kategorie 2 – Veranstaltungen besonderer Art

Hierbei handelt es sich um Veranstaltung mit einer Anzahl von über 200 bis 5.000 Besucherinnen und Besuchern, die keine Großveranstaltung sind, bei denen jedoch eine Gefährdungsanalyse oder in bestimmten Fällen sogar ein Sicherheitskonzept benötigt wird. Das kann beispielsweise aufgrund besonderer Bühneneffekte, offenem Feuer, der besonderen Beschaffenheit von Veranstaltungsräumen oder anderer potenzieller Gefahren der Fall sein, wenn die zuständigen Behörden dies in Absprache mit den Veranstaltenden für erforderlich halten.

Kategorie 3 – Großveranstaltungen

Bei einer Großveranstaltung handelt es sich in der Regel um eine Veranstaltung mit mehr als 5.000 Besucherinnen und Besuchern. Hier besteht ein besonderer Regelungsbedarf, weswegen in jedem Fall ein Sicherheitskonzept erforderlich ist.

Wie gehe ich nun vor?

Füllen Sie bei Veranstaltungen der Kategorie 1 und 2 das Formular „Anmeldung einer Veranstaltung“, sowie das Formular „Sicherheit bei Veranstaltungen“ aus und reichen Sie diese bei der Stadt Wedel ein. Von dort aus werden alle betroffenen Stellen zentral beteiligt und es wird geprüft, welche Maßnahmen für Ihre Veranstaltung erforderlich sind. Bei Veranstaltungen der Kategorie 2 sind im Einzelfall noch weitere Angaben erforderlich. Hierzu werden Sie im Einzelfall nach dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung durch die Verwaltung aufgefordert.

Füllen Sie bei Veranstaltungen der Kategorie 3 das Formular „Anmeldung einer Veranstaltung“, sowie das Formular „Sicherheit bei Großveranstaltungen“ aus und reichen Sie diese bei der Stadt Wedel ein.

Fristen und Kosten

Durch die vielen unterschiedlichen Veranstaltungen, benötigt auch eine serviceorientierte Behörde zur Prüfung und Beteiligung der zuständigen Stellen etwas Zeit.

Aus diesem Grund bitten wir Sie Veranstaltungen allgemeiner und besonderer Art 4 Wochen und Großveranstaltungen 6 Monate vorher über das Formular „Anmeldung einer Veranstaltung“ anzuzeigen.

Für die unterschiedlichen Genehmigungsverfahren und Maßnahmen können Kosten entstehen. Die Höhe können Sie bei den zuständigen Sachbearbeitern erfragen.

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Premiumveranstaltungen und privilegierte Veranstaltungen

Anträge richten Sie bitte an das Büro des Bürgermeisters

Der Rat der Stadt hatte im Februar beschlossen, dass nur noch die beiden Traditionsveranstaltungen Ochsenmarkt und Hafenfest Premiumveranstaltungen sein sollen und damit automatisch die Privilegien städtischer Leistungen umfassend in Anspruch nehmen können.
 
Die Politik konnte diesem Vorschlag der Verwaltung mit großer Mehrheit folgen. Zuletzt wurden auf Vorschlag von Wedel- Marketing 10 Veranstaltungen im Jahr zu Premiumveranstaltungen deklariert, was aufgrund von zeitlichen Überschneidungen dazu führte, dass nicht mehr alle Veranstalter alle gewünschten Leistungen in Anspruch nehmen konnten.
 
Bürgermeister Niels Schmidt: "Die Vielfalt von Veranstaltungen macht Wedel attraktiv und lockt Menschen nach Wedel. Das soll auch so bleiben. Die Stadt wird auch weiterhin Veranstalter unterstützen, soweit die Veranstaltung terminlich und vom Angebot in unsere Stadt passt"
 
Über die sogenannten "Privilegierten Veranstaltungen", die dann auch städtische Leistungen beanspruchen können, entscheidet im Einzelfall der Bürgermeister und berichtet hierüber im zuständigen Haupt- und Finanzausschuss.
 
Wer städtische Leistungen für seine Veranstaltung wünscht, sollte einen Fragebogen ausfüllen. Dieser ist als .pdf angehängt.

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